SOP DAN TRAINING - Coach Humphrey Rusli

Semua pengusaha sudah pasti pernah mendengar kedua istilah ini, SOP dan training. Bahkah sudah sering mengejawantahkan kedua hal tersebut di dalam bisnis mereka masing-masing. Namun (mungkin) karena seringnya kedua istilah ini dibahas, sampai berkali-kali saya melihat kerancuan penempatan dua atribut ini dalam organisasi bisnis.

Apa perbedaan dan hubungan antara SOP dan training? Apakah bersifat menunjang satu sama lain atau tidak berkaitan? Sebenarnya apa fungsi dari masing-masing atribut tersebut dalam bisnis?

1. Kesalahpahaman Umum Tentang SOP

Fungsi utama dari SOP dan training sebenarnya sama-sama untuk membuat kegiatan operasional lancar dan semakin efektif dan efisien dalam menggerakkan organisasi mencapai target bisnisnya.

Namun, SOP  BUKAN bahan untuk pelatihan (training) anak buah. Ini adalah kesalahpahaman yang paling sering muncul di organisasi bisnis. SOP (Standard Operating Procedure) sebenarnya adalah serangkaian instruksi yang jelas dan mudah dipahami dalam melaksanakan 'ritual' teknis tertentu.

Penekanan pada kata 'ritual', artinya: kegiatan standar yang tidak banyak modifikasi, tidak memerlukan kreatifitas berpikir dan tidak memerlukan ‘training’ untuk memahaminya. SOP adalah prosedur mengoperasionalkan aktifitas standar perusahaan.

Bila SOP dibuat sangat kompleks dan rumit sehingga perlu di’training’kan, maka ini sebenarnya adalah ‘pemborosan’ resources dan sumber daya manusia. Bila SOP anda terpaksa memerlukan training khusus, maka ada 2 kemungkinan yang terjadi di bisnis anda:
a. Yang membuat SOP tidak terlalu paham, sehingga menjadi kompleks dan rumit.
b. Kompetensi anak buah anda tidak sesuai dengan job yang diembannya, sehingga SOP yang sederhana gagal dipahami.

Berarti SOP hanya perlu disosialisasikan bukan di’training’kan ke anak buah. Dan sosialisasi ini sudah bisa dilaksanakan secara informal dari senior-seniornya pada saat satu atau dua hari pertama tim baru tersebut masuk di organisasi anda.

2. Training yang benar

Lalu bilamana kita mentraining anak buah? Jawabannya adalah ketika skill atau keterampilan anak buah anda perlu ditingkatkan untuk menjawab tantangan yang belum ada jawabannya di buku panduan SOP.  Training secara rutin wajib dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dalam menghadapi masalah-masalah yang bisa muncul dan yang membutuhkan kreativitas serta daya pikir lebih untuk memecahkannya.

Training juga diberikan untuk mengantisipasi tuntutan organisasi akan SDM yang lebih berkualitas demi tercapainya sasaran bisnis yang lebih tinggi di masa depan.