SOP DAN TRAINING - Coach Humphrey Rusli

Semua pengusaha sudah pasti pernah mendengar kedua istilah ini, SOP dan training. Bahkah sudah sering mengejawantahkan kedua hal tersebut di dalam bisnis mereka masing-masing. Namun (mungkin) karena seringnya kedua istilah ini dibahas, sampai berkali-kali saya melihat kerancuan penempatan dua atribut ini dalam organisasi bisnis.

Apa perbedaan dan hubungan antara SOP dan training? Apakah bersifat menunjang satu sama lain atau tidak berkaitan? Sebenarnya apa fungsi dari masing-masing atribut tersebut dalam bisnis?

1. Kesalahpahaman Umum Tentang SOP

Fungsi utama dari SOP dan training sebenarnya sama-sama untuk membuat kegiatan operasional lancar dan semakin efektif dan efisien dalam menggerakkan organisasi mencapai target bisnisnya.

Namun, SOP  BUKAN bahan untuk pelatihan (training) anak buah. Ini adalah kesalahpahaman yang paling sering muncul di organisasi bisnis. SOP (Standard Operating Procedure) sebenarnya adalah serangkaian instruksi yang jelas dan mudah dipahami dalam melaksanakan 'ritual' teknis tertentu.

Penekanan pada kata 'ritual', artinya: kegiatan standar yang tidak banyak modifikasi, tidak memerlukan kreatifitas berpikir dan tidak memerlukan ‘training’ untuk memahaminya. SOP adalah prosedur mengoperasionalkan aktifitas standar perusahaan.

Bila SOP dibuat sangat kompleks dan rumit sehingga perlu di’training’kan, maka ini sebenarnya adalah ‘pemborosan’ resources dan sumber daya manusia. Bila SOP anda terpaksa memerlukan training khusus, maka ada 2 kemungkinan yang terjadi di bisnis anda:
a. Yang membuat SOP tidak terlalu paham, sehingga menjadi kompleks dan rumit.
b. Kompetensi anak buah anda tidak sesuai dengan job yang diembannya, sehingga SOP yang sederhana gagal dipahami.

Berarti SOP hanya perlu disosialisasikan bukan di’training’kan ke anak buah. Dan sosialisasi ini sudah bisa dilaksanakan secara informal dari senior-seniornya pada saat satu atau dua hari pertama tim baru tersebut masuk di organisasi anda.

2. Training yang benar

Lalu bilamana kita mentraining anak buah? Jawabannya adalah ketika skill atau keterampilan anak buah anda perlu ditingkatkan untuk menjawab tantangan yang belum ada jawabannya di buku panduan SOP.  Training secara rutin wajib dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dalam menghadapi masalah-masalah yang bisa muncul dan yang membutuhkan kreativitas serta daya pikir lebih untuk memecahkannya.

Training juga diberikan untuk mengantisipasi tuntutan organisasi akan SDM yang lebih berkualitas demi tercapainya sasaran bisnis yang lebih tinggi di masa depan.

Read More

PRODUK IDAMAN - By: Coach Suwito

 “Kalau udah (jelas-jelas) punya produk idaman, itu sih pasti gampang mendatangkan pembeli. Karena udah ada daya tariknya, maka pastilah pembeli akan datang dengan sendirinya.” Begitu sanggah salah satu klien saya.

“Masalahnya, perusahaan saya masih baru dan produknya juga menggunakan merk baru, kan sulit mendatangkan pembeli. Apalagi mendapatkan pembeli fanatik,” lanjutnya dengan nada tinggi, seolah ingin meyakinkan saya bahwa praktek tidak semudah teori.

“Iya, betul. Pada kenyataannya memang sulit dan tidak banyak orang yang berhasil memperkenalkan produk barunya hanya dalam waktu singkat.” Demikian saya menanggapinya.

Sebuah produk baru atau merk baru, memang tidak mungkin langsung moncer atau terkenal. Harus ada langkah pendahuluan atau istilahnya: promosi. Tanpa promosi, mana mungkin calon pembeli tahu tentang produk atau merk kita.

Promosi adalah upaya untuk memperkenalkan diri, memperkenalkan keunggulan produk baru dan sekaligus memperkenalkan merk baru. Ada banyak cara memperkenalkan diri dan juga ada banyak media yang bisa digunakan untuk itu.

Tapi, yang lebih dulu kita pikirkan adalah: produk ini bakal bermanfaat bagi siapa? Karena itu, sebelum berpromosi, sebaiknya kita tahu: siapa yang nantinya kita harapkan sebagai pengguna produk kita? Dalam teori marketing dikatakan: kita harus tahu target market dan segmentasinya.

Ketika diperkenalkan pertama kalinya, Teh Botol langsung disukai karena kemudahannya. Tanpa perlu menyeduh, kita langsung bisa menikmati kesegaran teh, dimanapun dan kapanpun. Saat itu, tak ada yang berpikir bahwa teh itu bisa dikemas dalam botol. Tapi, sekarang sudah banyak perusahaan dan merk yang menawarkan kesegaran (dan kepraktisan) air teh. Kepraktisan, juga menjadi ide awal air minum dalam kemasan. Air bersih, sehat (mengandung mineral) yang bisa diminum kapan dan dimana saja.

Pernahkah Anda memikirkan, siapa kira-kira yang bakal jadi pembeli produk Anda? Apa saja yang diharapkan dari produk kita? Lalu, bisakah kita melebihi harapan para pembeli itu?

Kepada Anda, para pembaca artikel ini, yang sudah tahu jawaban pertanyaan-pertanyaan diatas, silahkan share. Mari berbagi pengalaman, siapa tahu jawaban Anda bisa menginspirasi teman-teman kita. Kirimkan pengalaman Anda ke : suwito@baracoaching.com.

Read More

BEKERJA DENGAN ‘HATI’ - By : Coach Suwito

Begitu keluar dari bandara, saya langsung menuju taxi favorit saya. Setelah duduk, saya sebutkan nama sebuah hotel yang menjadi tujuan. Sembari menyodorkan selembar lima puluh ribuan, saya berkata: “Bapak tahu tempatnya kan?”

Si driver menjawab: “Ya pak, saya tahu tempatnya. Bapak ingin lewat tol saja, bukan?”

“Ya,” saya menjawab pendek dan langsung sibuk dengan gadget saya.

Beberapa menit kemudian, saya menegur si driver: “ Bapak bisa lebih cepat?”

Jawab si driver, “Bisa Pak, tapi kecepatan kita sekarang sudah sesuai dengan batas kecepatan maksimal di tol.”

Saya baru menyadari, ternyata kita sudah cukup cepat. Dan ada satu fakta menarik, ternyata driver ini patuh pada aturan (lalu lintas) di jalan tol. Saya pun akhirnya berbincang-bincang dengan si driver.

“Tuh, mobil-mobil lain pada ngebut,” kata saya.

“Maaf Pak, saya hanya diijinkan mengendarai sebatas (kecepatan) ini saja” jawabnya dengan sopan.

“Kan ndak ada yang tahu, bila bapak ngebut?” kata saya lagi.

Sambil ketawa ringan dia menjawab: “hehehee…Tuhan tahu lho, Pak.”

Perbincangan kami akhirnya lebih mengarah ke pengalaman pribadinya sebagai seorang driver. Sehingga saya pun akhirnya tahu, si driver ini benar-benar seorang yang patuh pada aturan dan bukan seperti pengemudi pada umumnya yang hanya (pura-pura) patuh bila ada polisi saja.

Driver tadi bercerita, dia punya keyakinan, bila dia tidak memulai sebuah pelanggaran, maka dia akan terhindar dari kesulitan. Dan dengan mengemudi sesuai aturan, si driver merasa lebih tenang dan nyaman. Dengan demikian, dia bisa memberikan yang terbaik ke penumpang. Luar biasa.

Saya membayangkan, bagaimana seorang driver bisa mempunyai sikap seperti itu? Sebuah sikap yang membuat dia bisa bekerja dengan baik, tanpa perlu diawasi.

Saya jadi teringat pada cerita klien-klien saya, yang karyawannya cenderung hanya patuh ketika sedang ditunggui oleh sang bos. Fenomena ini menggejala dimana-mana, bukan hanya di Indonesia,  lho. Kebanyakan karyawan memang hanya bisa (atau terampil) bekerja saja. Dan mereka hanya bekerja sesuai perintah. Kebiasaan bekerja sesuai perintah ini, tidak akan bertahan lama. Selain bosan atau jenuh, karyawan akan cenderung kembali pada kebiasaan lama yang dia sukai.

Selama ini kita sering lebih fokus kepada result jangka pendek dan lupa menanamkan keyakinan (believe) dan nilai-nilai (values) yang lebih bertahan dalam jangka panjang. Keyakinan ini biasanya dimulai dengan rasa senang akan pekerjaan.

Sebagai bos (atasan), terlebih dulu kita perlu menumbuhkan rasa senang mereka dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari. Rasa senang akan pekerjaan, tentu tidak muncul secara otomatis.

Salah satu cara untuk merangsang adalah dengan menginduksi atau mempengaruhi mereka bahwa apa yang mereka kerjakan adalah sesuatu yang menyenangkan bahkan bermanfaat buat orang lain. Kita bisa memberikan cerita atau study kasus yang berhubungan, yang secara tidak langsung bisa membuat mereka ikut merasakan dan berpikir, daripada hanya sekedar teori.

Selanjutnya adalah memberi kesempatan kepada mereka untuk mengekspresikan nilai-nilai apa yang mereka dapat dari pekerjaan mereka. Semakin sering kita melakukannya, semakin mengingatkan dan menyadarkan, bahwa apa yang mereka lakukan tidak seberat dan membosankan seperti yang terlihat atau mereka alami.

Poin paling penting adalah melakukan kedua poin di atas secara berulang-ulang. Pengulangan secara terus-menerus akan mengubah sebuah keterpaksaan menjadi sebuah kebiasaan (yang menyenangkan).

Nah, bagaimana dengan Anda? Apakah Anda punya problem yang sama? Apa saja yang Anda lakukan untuk mengatasinya?

Share pengalaman Anda by email ke: suwito@baracoaching.com

Read More

Bincang Bisnis - BANYAK STRATEGI MARKETING HANYA BUANG UANG

Dalam hubungannya dengan marketing, kata ‘low budget’ sering diartikan oleh pebisnis dengan biaya murah semata. Padahal, esensi dari ‘low budget high impact marketing’ adalah bagaimana taktik yang dilakukan agar hasil marketing lebih tinggi dari biaya yang Anda keluarkan.

Hal ini disampaikan oleh Coach Humphrey Rusli, selaku pembicara dalam Bincang Bisnis bertajuk “Low  Budget High Impact Marketing”, Sabtu (10/01/15) kemarin. Acara yang diadakan oleh BARACoaching Surabaya (ActionCOACH East Java-Bali) ini merupakan forum rutin yang diadakan khusus untuk para pemilik bisnis.

Di awal acara, coach Humphrey berdiskusi dengan para peserta mengapa banyak strategi marketing yang hanya berujung pada buang uang. Beberapa jawaban, diantaranya karena segmen pasar yang tidak jelas.

 “Selama ini para pemilik bisnis terlalu sibuk mendapatkan pangsa pasar yang seluas-luasnya, tanpa memperhatikan seberapa kemampuan mereka,” jelas coach Humphrey.

Lalu bagaimana caranya agar strategi marketing yang kita lakukan tidak sia-sia? Bagaimana agar kita bisa menekan biaya yang terbuang dan memperoleh hasil yang maksimal? Setidaknya, ada 5 hal yang mesti kita pahami dalam low budget high impact marketing.

Pertama adalah apapun yang akan kita jual, pahami dulu siapa pembeli kita. Tempatkan diri kita pada posisi mereka. Kenapa mereka mau membeli atau memakai produk dan jasa kita.

Seorang pengusaha kripik buah naga mengeluh, kenapa kripiknya tidak laku. Padahal diantara jajaran kripik yang lain, kripik ini tergolong lain daripada yang lain dan tentu saja menyehatkan.

“Namun, ketika didisplay di samping  buah naga (kebetulan waktu itu dia menitipkan kripiknya di salah satu swalayan besar), kripiknya jadi laku keras. Dari cerita ini, selain paham siapa target market, kita juga harus memperhatikan hal-hal termasuk tempat display,” lanjut senior coach BARACoaching Surabaya ini.

Poin ini didapat dengan membiasakan diri untuk terus disiplin berpikir dan mencari ide untuk tercapainya low budget high impact marketing. Lewat trial and error, lama kelamaan pemilik bisnis akan menemukan taktik atau strategi yang tepat dalam bisnisnya. Bukan hanya menemukan target pasar, namun juga bagaimana cara memasarkan produk atau jasanya dengan tepat.

Kedua, ‘memutar’ corong promosi ke dalam. Jika sebelumnya promosi lebih ditujukan untuk mendapat konsumen baru, maka sekarang terbalik, fokuslah pada pelanggan lama anda.

“Selama ini, pemilik bisnis tidak menyadari, merekrut konsumen baru, 6 sampai 10 kali lipat lebih sulit daripada mempertahankan konsumen lama. Biayanya juga lebih mahal dari maintenance pelanggan lama, atau bahkan yang sudah loyal.”

Jadi, ketika ada promosi atau informasi produk baru, maka usahakan untuk memberitahukan kepada pelanggan yang ada dalam lingkaran bisnis kita terlebih dulu.

Selanjutnya adalah be creative. Hampir sama dengan poin satu, berpikir kreatif bisa tercapai bila kita membiasakan diri untuk disiplin berpikir dan terus mencari cara atau strategi kreatif untuk mencapai tujuannya.

Keempat, networking. Memperkaya pengetahuan dan wawasan dengan bergaul dengan pemilik bisnis yang lain. Networking bisa memungkinkan kita untuk melihat sebuah masalah atau hal dari banyak sudut pandang. Jadi, sering-seringlah bergaul dan berdiskusi dengan pemilik bisnis yang lain, misal dalam sebuah komunitas atau forum bisnis.

Terakhir, memaksimalkan fungsi media promosi. Salah satunya brosur. Fungsi brosur sebenarnya adalah membuat ‘si pembaca’ atau konsumen jadi penasaran tentang apa yang kita informasikan.

“Sering saya lihat fungsi itu jadi hilang karena design tidak eye catching dan lay out atau tata letak yang ‘salah’. Kesalahan utama yang biasa dijumpai seperti penulisan nama usaha gede di atas, testimoni yang terlalu banyak, dan headline yang tidak menarik,” papar pelatih bisnis terbaik Indonesia ini.

Salah satu kunci dalam promosi adalah menciptakan motif agar bisa melakukan pendekatan dengan customer sehingga mereka percaya dengan kita. Contoh yang selama ini telah dilakukan oleh beberapa perusahaan besar, misal dengan melakukan pendekatan edukasi dan problem solving. 

Read More

RESOLUSI TAHUN BARU: MIMPI ATAU RENCANA - Coach Humphrey Rusli

Kita baru saja memasuki tahun baru 2015. Seperti layaknya di tahun-tahun sebelumnya, kita mengharapkan yang terbaik di setiap pergantian tahun. Harapan dibumbungkan di tahun yang baru.

Seiring dengan harapan itu dibentuklah sebuah rencana atau yang lebih sering disebut resolusi. Namun benarkah ini rencana yang bisa dilaksanakan atau jangan-jangan hanya sekedar mimpi yang tidak akan pernah terwujud?
Mari kita simak perbedaan-perbedaan mendasar antara mimpi dan rencana.

1. Mimpi jarang diumumkan, sedang rencana wajib diumumkan.

Letak pembeda mendasar pertama ini menyatakan bahwa setiap rencana wajib diceritakan kepada pihak-pihak yang berwenang dan berkepentingan untuk kita mewujudkan rencana tersebut. Sedangkan mimpi jarang melibatkan kepentingan orang lain, dan lebih sering hanya untuk konsumsi pribadi kita. Ini penyebab utama kita tidak memiliki rasa tanggung jawab dalam mencapai rencana tersebut.

2. Mimpi tidak mempunyai ‘harga’ sedangkan setiap rencana pasti ada ‘harga’ yang wajib kita ‘bayar’. Sebuah rencana yang solid wajib menjelaskan ketidaknyamanan atau konsekuensi yang harus kita penuhi/jalani demi hasil yang kita dambakan.

Contoh: bila kita ingin menaikkan omzet 20%, maka kita wajib mentraining team sales kita, kita juga wajib menekankan target kepada mereka dan terutama meluangkan waktu untuk membimbing team ini mencapai target. Ini adalah sedikit dari ‘harga’ yang anda wajib bayar demi sebuah peningkatan omzet 20%.

3. Mimpi tidak memiliki reward and punishment.

Sebuah rencana wajib memiliki reward bila mencapai dan resiko (punishment) bila tidak tercapai. Reward dari mimpi biasanya adalah tercapainya mimpi itu sendiri. Sedangkan reward sebuah rencana tidak sama dengan terlaksananya sebuah rencana  itu sendiri. Demikian juga dengan resiko (punishment) dari rencana tidak sama dengan tidak tercapainya sebuah rencana. Buatlah sebuah reward dan punishment yang objektif dari sebuah rencana.

Nah, apakah resolusi anda masih bernuansa ‘mimpi’ atau sudah sampai level ‘bisa dilaksanakan’?

Salam the NEXT Level.

Read More

CUSTOMER IDAMAN - By: Coach Suwito Sumargo

Setiap perusahaan pasti punya customer atau pembeli idaman. Mereka adalah pembeli yang tidak pernah rewel dan selalu menjadi penggemar dari produk apapun yang dihasilkannya. Kita tentu pernah mendengar, antrian calon pembeli yang rela berdiri dan menunggu berjam-jam, hanya untuk menjadi pembeli pertama iPhone. Mereka mungkin termasuk pembeli idaman, yang rela bela-belain antri agar bisa jadi pembeli pertama.

Di ActionCOACH kami mengajarkan tentang Customer ABCD. Maksudnya adalah pengelompokan pelanggan menjadi 4: Awesome – Basic - Can’t Deal With - Dead (Asyiik – Biasa - Capek Deh - Duri Dalam Daging). Anda tentu dengan mudah bisa menduga, bahwa pembeli yang kita idamkan adalah yang termasuk dalam kategori A (Asyiik). Masalahnya, bagaimana menemukan bahwa diantara sekian banyak pembeli kita,ada sebagian yang termasuk dalam kategori A?

Cara paling gampang untuk mengenali pembeli atau pelanggan kita ialah dengan melihat catatan pembelian. Tentunya bila di catatan pembelian yang kita miliki, ada data tentang si pembeli. Itulah sebabnya, setiap perusahaan seharusnya berusaha mencatat pembelian (dan pembelinya). Dengan demikian, kita bisa melihat siapa saja yang rajin membeli berulang-ulang.

Dan, kalau kita bisa mengetahui alasan pembelian mereka, maka mungkin produsen atau penjual bisa menggunakan data-data ini sebagai dasar: Siapa lagi yang termasuk dalam kategori ini, kategori A? Ini bisa menjadi awal strategi mengundang para calon pembeli yang punya selera atau kecenderungan yang sama. Teorinya gampang, bukan? Tapi prakteknya sulit sekali. Begitulah kata orang, selalu.

Suatu hari, seorang client saya menyergah: “Coach, itu kan kalau kita sudah jualan dan sudah sukses. Sehingga kita punya catatan, database atau apapun istilahnya deh. Bagaimana kalau kita merupakan perusahaan yang baru berdiri dan baru meluncurkan produk anyar?”

Saya berusaha mengingat beberapa produk baru. Lalu saya bertanya: “Apakah pernah membaca cerita tentang bagaimana Sony menciptakan Walkman, dan sukses? Atau, pernahkah Anda membaca cerita tentang bagaimana Aqua dan Teh Botol Sosro dipasarkan untuk pertama kalinya?”

Pertanyaan diatas juga untuk Anda, pembaca artikel ini. Kirimkan jawaban Anda melalui e.mail ke: suwito@baracoaching.com. Mari berbagi cerita dengan para pembaca lain.

Salam The NEXT Level!

Read More

CARA MUDAH MEREKRUT KARYAWAN - By: Coach Suwito

Di tahap awal, saya merekrut karyawan seadanya. Saya titip pesan ke karyawan, bila ada orang di kampung atau desa yang ingin kerja, silahkan diajak saja. Dengan cara ini, saya gampang mendapat karyawan.

Bila saya teliti kembali, mengapa bisa semudah itu, ya? Ternyata, setelah diselidiki lebih mendalam, karyawan sayalah yang memberikan iming-iming, betapa enaknya kerja di tempat saya. Sehingga orang-orang di kampung atau desanya gampang tergiur. Ehm...dalam proses rekrutmen, ternyata ada word of mouth juga :)

Cara rekrutmen yang mengandalkan word of mouth tidak begitu saja terjadi. Karyawan pengajak ini punya peran penting sebagai pembawa pesan (messenger). Seorang messenger yang bisa dipercaya (bonafide) akan mudah menarik perhatian.

Si messenger bisa saja bertingkah kebablasan, misalnya: dia ikut-ikutan melakukan seleksi awal. Padahal, dia tidak paham akan hal itu. Tentu saja, seleksi calon karyawan merupakan urusan bosnya.

Dalam proses rekrutmen, kita tidak bisa hanya mengandalkan peran messenger. Perusahaan kita pun harus menunjukkan performance yang baik, terutama dalam mentreatment karyawan. Karyawan yang betah bekerja untuk waktu yang lama, menunjukkan bahwa bukan saja upahnya memadai, tapi juga menggambarkan suasana kerjanya yang menyenangkan.

Periksalah kembali, apakah perusahaan Anda sudah memiliki hal-hal yang membuat karyawan betah bekerja dan tidak ingin berpindah ke perusahaan lain. Perusahaan yang punya reputasi baik dalam memperlakukan karyawannya, akan lebih mudah dalam merekrut karyawan baru.

Share pengalaman Anda by email: suwito@baracoaching.com

Salam The NEXT Level!

Read More

MENYALIP DI TIKUNGAN - By: Coach Suwito

Pernahkah Anda mendengar istilah 'menyalip’ di tikungan'? Istilah ini kadang muncul di arena balap, baik balap motor, mobil atau sepeda. Sesekali kita juga mendengarnya di lintasan atletik, lomba lari. Istilah ini muncul ketika seorang pembalap berhasil mendahului pembalap di depannya, justru ketika si pembalap di depannya sedang mengurangi kecepatan menjelang tikungan. Ini sebuah trik yang mendebarkan. Apa kuncinya agar pembalap bisa melakukan trik ini?

Ada beberapa hal yang biasa dilakukan oleh pembalap yang ingin menyalip di tikungan.

Pertama, biasanya ia menguntit dalam jarak dekat dan menunggu hingga pembalap didepannya grogi dan membuat kekeliruan saat memasuki tikungan. Ini celah yang sengaja ditunggu-tunggu. Dan pembalap berikutnya bisa menyalip ditikungan.

Kedua, pembalap yang di belakang segera menggeber gas agar bisa mendahului setelah lepas dari tikungan.

Dalam bisnis, kita juga bisa melakukan hal yang serupa. Menjadi kompetitor di urutan kedua akan membuka peluang untuk mendahului lawan. Syaratnya, kita harus terus-menerus menguntit strategi lawan dan begitu lawan melakukan blunder, maka kita segera bisa mendahului.

Kalender tahun 2015 sudah dibuka, apakah Anda sudah siap untuk mengalahkan lawan, justru ketika lawan sedang lengah/ liburan?

Share pengalaman Anda by email: suwito@baracoaching.com

Salam The NEXT Level!

Read More