PERLUKAH DOKUMENTASI SOP? - By: Coach Suwito Sumargo*

Dalam sebuah diskusi dengan beberapa pebisnis, saya menemui sebuah fakta, yaitu bahwa ternyata sebagian dari mereka sudah punya SOP. Bahkan SOP-nya itu sudah terdokumentasi dengan baik.

Satu-dua pebisnis memang tampak mengerti betul tentang apa itu SOP, apa manfaatnya dan bagaimana menjaga agar SOP tersebut tetap up-to-date (sesuai dengan kebutuhan).

Tapi ada juga yang hanya punya dokumen SOP dan tak tahu bagaimana meng-implementasi-kannya secara benar dan konsisten. Entah bagaimana prosesnya, kok mereka (tahu-tahu) sudah punya SOP.

Tapi, semua orang yang hadir saat itu sepakat bahwa SOP memang dibutuhkan setiap perusahaan. Dengan adanya SOP, maka kekhawatiran akan konsistensi proses dan standar kwalitas lebih bisa teratasi.

Berikut ini cerita dari sebuah perusahaan yang sedang menyusun SOP. Kebetulan yang sedang coba disusun SOP-nya adalah urutan pekerjaan seorang koki. Koki ini sudah punya sebuah kebiasaan atau urutan tindakannya sudah terbentuk. Tentunya secara alami, setelah puluhan tahun bekerja sebagai koki.

Masalahnya, sang koki tidak lagi bisa menceritakan secara runtut dan detil, apa saja yang dia lakukan untuk menghasilkan sebuah masakan yang enak. Semua yang dilakukan sudah otomatis, dilakukan tanpa sadar.

Saya menyarankan pengamatan dari jarak dekat. Tentunya tersedia kamera video yang selalu merekam. Setiap gerak-gerik harus direkam.

Selain itu, harus diusahakan menimbang semua bahan dan bumbu yang (biasanya) hanya dijumput dengan jari atau sendok. Kita perlu tahu, berapa gram yang dibutuhkan untuk menciptakan rasa yang enak.

Ini menjadi dokumentasi SOP tahap awal. Dari sini, kita bisa menguraikan menjadi langkah-langkah yang lebih rinci. Tujuannya adalah agar mudah diduplikasi.

Bila SOP ini akhirnya bisa dilaksanakan oleh siapa saja, dan memberikan hasil yang seragam/sama, maka tujuan pembuatan SOP sudah berhasil.

Tapi, muncul lagi kesulitan baru. Yaitu sang koki ternyata tidak mengijinkan orang lain menggantikan dia. Bahkan diberi pembantu pun nggak mau. Nah, ini bukan masalah SOP.

Kembali ke topik awal, ternyata menyusun SOP memang tidak mudah dan prosesnya tidak seketika. Tapi, sekali kita punya SOP, maka mutu pun bisa lebih terjaga.

Salam The NEXT Level!

* Coach Suwito Sumargo:                                           

- Memiliki pengalaman membangun Bisnis Keluarga dan franchise otomotif yang sukses selama lebih dari 30 tahun.

- The Winner Supportive Coach of The Year 2014.

- The Winner System Award 2014.

- Telah banyak membantu kliennya mendesain bisnis yang lebih efektif, lean dan lincah serta lebih menguntungkan dengan mengurangi bahkan meniadakan kebocoran-kebocoran dalam bisnisnya.

Read More

CEK TOKO SEBELAH - By: Coach Suwito Sumargo*

Beberapa waktu lalu saya menyempatkan diri menonton film “Cek Toko Sebelah”. Ini gara-gara seorang client bilang film tersebut bagus. Lho...kok saya percaya begitu saja ya?

Film ber-genre komedi itu bikin perut mulas, karena adegan dan dialognya yang sangat kocak. Meskipun begitu, beberapa adegan lebih serius terselip diantara gelak tawa. Bagi saya, film ini menampilkan nilai-nilai kehidupan dalam keluarga dan bisnis.

Erwin, si bungsu, punya kemampuan mengelola bisnis. Dan itu dibuktikan saat Erwin mengelola toko ayahnya selama 1 bulan. Meski begitu, dia tak mau menduduki posisi owner selamanya. Dia memilih bekerja sebagai eksekutif untuk wilayah Asia-Pasifik. Bekerja dan mengejar karir di perusahaan lain.

Yohan, si sulung yang lebih perasa (melankolis), justru tidak dipercaya oleh Koh A Fuk (ayah). Karena dianggap tidak punya kemampuan seperti adiknya. Padahal Yohan sangat ingin meraih posisi sebagai pengelola toko, menggantikan ayahnya.

Dalam bisnis, kita sering menghadapi dilema: kemampuan atau kemauan? Saat me-rekrut karyawan pun kita menghadapi dilema ini. Sebagai senior di perusahaan sendiri pun, saya juga mengalami dilema serupa.

Kemampuan, bisa dipelajari di bangku kuliah. Atau juga bisa diajarkan saat kandidat dalam masa percobaan. Kemampuan bisa dikenali sejak awal, saat interview. Tanyakan langsung prestasi kerjanya atau baca di Curriculum Vitae (CV) nya.

Kemauan kerja seseorang lebih susah dikenali. Saya pun kadang-kadang terkecoh dengan omongan dan latar belakang kandidat. Tapi, kemauan yang kuat saja tidaklah cukup. Harus dibarengi dengan kegigihan untuk mencapai target dalam waktu singkat. Kemauan yang kuat (plus kegigihan) inilah yang harus kita buktikan saat masa percobaan. Oleh karena itu, di masa percobaan seorang kandidat harus diberi target yang tinggi, untuk membuktikan kemauan, kegigihan dan sekaligus kemampuannya.

Meski ber-genre komedi, saya menangkap pesan positif dari film Cek Toko Sebelah. Misalnya tentang bagaimana komunikasi yang terbuka bisa menyelesaikan masalah (keluarga). Atau tentang kerendahan hati seorang A Fuk yang akhirnya mau mengalah dan mengubur ego nya dalam memilih penerus.

Bagi saya, film ini mengingatkan: jangan hanya kemampuan saja yang diutamakan. Tapi juga kemauan dan kegigihan. Dan yang terakhir ini harus diuji saat masa percobaan. 

Salam The NEXT Level!

* Coach Suwito Sumargo:                                       

- Memiliki pengalaman membangun Bisnis Keluarga dan franchise otomotif yang sukses selama lebih dari 30 tahun.

- The Winner Supportive Coach of The Year 2014.

- The Winner System Award 2014.

- Telah banyak membantu kliennya mendesain bisnis yang lebih efektif, lean dan lincah serta lebih menguntungkan dengan mengurangi bahkan meniadakan kebocoran-kebocoran dalam bisnisnya.

Read More