PERLUKAH DOKUMENTASI SOP? - By: Coach Suwito Sumargo*

Dalam sebuah diskusi dengan beberapa pebisnis, saya menemui sebuah fakta, yaitu bahwa ternyata sebagian dari mereka sudah punya SOP. Bahkan SOP-nya itu sudah terdokumentasi dengan baik.

Satu-dua pebisnis memang tampak mengerti betul tentang apa itu SOP, apa manfaatnya dan bagaimana menjaga agar SOP tersebut tetap up-to-date (sesuai dengan kebutuhan).

Tapi ada juga yang hanya punya dokumen SOP dan tak tahu bagaimana meng-implementasi-kannya secara benar dan konsisten. Entah bagaimana prosesnya, kok mereka (tahu-tahu) sudah punya SOP.

Tapi, semua orang yang hadir saat itu sepakat bahwa SOP memang dibutuhkan setiap perusahaan. Dengan adanya SOP, maka kekhawatiran akan konsistensi proses dan standar kwalitas lebih bisa teratasi.

Berikut ini cerita dari sebuah perusahaan yang sedang menyusun SOP. Kebetulan yang sedang coba disusun SOP-nya adalah urutan pekerjaan seorang koki. Koki ini sudah punya sebuah kebiasaan atau urutan tindakannya sudah terbentuk. Tentunya secara alami, setelah puluhan tahun bekerja sebagai koki.

Masalahnya, sang koki tidak lagi bisa menceritakan secara runtut dan detil, apa saja yang dia lakukan untuk menghasilkan sebuah masakan yang enak. Semua yang dilakukan sudah otomatis, dilakukan tanpa sadar.

Saya menyarankan pengamatan dari jarak dekat. Tentunya tersedia kamera video yang selalu merekam. Setiap gerak-gerik harus direkam.

Selain itu, harus diusahakan menimbang semua bahan dan bumbu yang (biasanya) hanya dijumput dengan jari atau sendok. Kita perlu tahu, berapa gram yang dibutuhkan untuk menciptakan rasa yang enak.

Ini menjadi dokumentasi SOP tahap awal. Dari sini, kita bisa menguraikan menjadi langkah-langkah yang lebih rinci. Tujuannya adalah agar mudah diduplikasi.

Bila SOP ini akhirnya bisa dilaksanakan oleh siapa saja, dan memberikan hasil yang seragam/sama, maka tujuan pembuatan SOP sudah berhasil.

Tapi, muncul lagi kesulitan baru. Yaitu sang koki ternyata tidak mengijinkan orang lain menggantikan dia. Bahkan diberi pembantu pun nggak mau. Nah, ini bukan masalah SOP.

Kembali ke topik awal, ternyata menyusun SOP memang tidak mudah dan prosesnya tidak seketika. Tapi, sekali kita punya SOP, maka mutu pun bisa lebih terjaga.

Salam The NEXT Level!

* Coach Suwito Sumargo:                                           

- Memiliki pengalaman membangun Bisnis Keluarga dan franchise otomotif yang sukses selama lebih dari 30 tahun.

- The Winner Supportive Coach of The Year 2014.

- The Winner System Award 2014.

- Telah banyak membantu kliennya mendesain bisnis yang lebih efektif, lean dan lincah serta lebih menguntungkan dengan mengurangi bahkan meniadakan kebocoran-kebocoran dalam bisnisnya.