KEPO - By: Coach Suwito Sumargo*

Gimana ya caranya, supaya karyawan saya itu selalu melaporkan setiap ada perkembangan atau perubahan? Pagi itu kami sedang membicarakan peran salah seorang Supervisor, yang diberi tugas mengawasi proses produksi di sebuah pabrik.

Si Supervisor ini bertugas mengawasi proses produksi, sejak penyediaan bahan baku, kebutuhan alat-alat penunjang sampai dengan mengawasi mutu dan menghitung jumlah produksi. Ini pekerjaan rutin, sepanjang tahun.

Sang Boss lalu menceritakan salah satu contoh kasus.

Ketika terjadi perbedaan mutu bahan baku, maka proses produksi harus segera disesuaikan atau disetting ulang. Ini tahapan yang krusial dan harus dilakukan secara hati-hati. Sang Boss ini tipikal orang yang kepo (selalu ingin tahu) perkembangan proses produksi.

Biasanya, Sang Boss menanyakan situasi di pabrik sampai 4-5 kali dalam sehari. Maklum, bila proses setting ini tidak dilakukan dengan cermat atau terlambat, maka perusahaan mungkin akan menanggung kerugian yang cukup besar.

Saya menanyakan, apakah ada seseorang yang bisa diberi tanggung jawab dalam hal pengawasan proses setting ini? Sang Boss berpikir sejenak, yang paling memungkinkan ya si Supervisor ini.

Lalu saya bertanya lagi, bila si Supervisor diberi tanggung jawab, apa saja yang harus dia lakukan? Selanjutnya, kami pun terlibat dalam diskusi tentang upaya melimpahkan tanggung jawab pengawasan proses setting ulang kepada si Supervisor.

Alhasil, akhirnya ditemukan solusi bahwa untuk mencegah agar proses setting ulang tidak terjadi sewaktu-waktu, maka dibuatlah perencanaan produksi. Dalam perencanaan ini ada rincian, misalnya tahap trial/percobaan untuk mengetahui apakah perlu dilakukan setting ulang. Atau setiap kali ada pergantian bahan baku (beda supplier atau beda batch), maka diperlukan tahap  trial/percobaan. Si Supervisor akhirnya tidak sendirian dan punya asisten yang mengawasi proses produksi.

Bagaimana dengan keinginan Sang Boss agar karyawannya selalu lapor? Ternyata, setelah ada perencanaan produksi dan tentu saja ada laporan tentang proses produksi harian, Sang Boss lebih tenang.

Ehm...ternyata masalahnya bukan pada keharusan untuk melapor, tapi memuaskan rasa kepo. Memang persoalannya tidak langsung tuntas. Sang Boss butuh beberapa waktu, sebelum dia yakin bahwa semuanya berjalan lancar.

Selama 3 bulan, saya anjurkan Sang Boss tetap melakukan kontrol secara diam-diam atau tersamar. Setelah 3 bulan, barulah dia merasa aman. Saya lalu menganjurkan untuk tetap melakukan pengawasan tersamar dengan interval 1 bulan 1x.

Pengalaman di atas merupakan salah satu tugas saya sebagai Coach, yaitu membantu pemilik usaha agar bisa melepas kendali secara bertahap, hingga akhirnya perusahaan bisa berjalan lancar tanpa keterlibatan pemilik usaha.

Salam The NEXT Level!

* Coach Suwito Sumargo:

- Memiliki pengalaman membangun Bisnis Keluarga dan franchise otomotif yang sukses selama lebih dari 30 tahun.

- The Winner Supportive Coach of The Year 2014.

- The Winner System Award 2014.

- Telah banyak membantu kliennya mendesain bisnis yang lebih efektif, lean dan lincah serta lebih menguntungkan dengan mengurangi bahkan meniadakan kebocoran-kebocoran dalam bisnisnya.