Siapa yang suka meeting?
Jika pertanyaan ini diajukan kepada
10 orang karyawan atau anak buah, saya kira hampir semuanya akan menjawab
"bukan saya" alias hampir semua orang tidak suka meeting. Nah, fakta menariknya adalah, ketika anak buah tadi
menjadi bos dan memiliki usaha sendiri. Mereka lebih menyukai meeting (karena mungkin ini sekarang
bisnisnya, dan maju mundurnya usaha, tergantung oleh dia) dibandingkan dengan
dulu ketika jadi karyawan. Bahkan ada bos yang hampir tiap hari selalu
mengadakan meeting. This is what i call a meeting junky.
Sebenarnya apakah meeting ini sebuah pekerjaan, sebuah
keharusan, ataukah hanya buang-buang waktu dan tenaga belaka?
Mengapa banyak meeting yang berujung menjadi sarana untuk cerita ngalor ngidul, terkesan tidak terarah
dan diakhiri dengan tidak jelas? Apa yang salah? Bukankah seharusnya meeting itu sesuatu kegiatan yang
produktif?
Berikut ini 2 panduan sederhana untuk
menciptakan budaya meeting yang
efektif secara hasil dan efisien secara waktu.
1. Meeting Harus Memiliki Topik
Spesifik
Kesalahan yang sangat sering
dilakukan pemimpin meeting adalah:
masuk ke ruangan meeting tanpa
memberitahu anggota meeting
sebelumnya, apa atau topik apa yang hendak dibahas saat itu.
Inilah kesalahan klasik yang membuat
meeting berlarut-larut, tanpa arah tujuan yang jelas dan sering malah
menimbulkan masalah-masalah baru. Jika anda pernah meeting lebih dari satu jam,
bahkan 2-4 jam, maka ini adalah indikator kuat kalau meeting anda tidak terarah dan kemungkinan besar anggota meeting tidak paham topiknya sebelum mereka
masuk ke ruangan meeting. Meeting
yang efektif dan efisien seharusnya tidak lebih dari 45 menit.
Jadi untuk melaksanakan sebuah meeting, pemimpin meeting wajib mengirimkan topik apa yang akan dibahas, data apa
yang dibutuhkan, dan ekspektasi sumbangsih pikiran apa yang ingin diminta dari
setiap anggota meeting yang diundang
minimal 24 jam sebelumnya. Sehingga ketika meeting
dimulai, semua anggota sudah siap dengan alternatif jawabannya.
2. Time Keeper
Tidak adanya time keeper atau pemandu waktu dalam meeting yang menyebabkan meeting
molor di luar rencana awalnya. Time
keeper ini tidak harus pemimpin meeting,
tapi biasanya diserahkan ke pihak notulen yang mencatat hasil meeting tersebut.
Tugas dari time keeper ini adalah memberikan kode kepada pemimpin meeting bila waktunya sudah hampir
habis. Jadi misal waktu yang dialokasikan adalah 45 menit, maka ketika waktu
yang tersisa tinggal 10 menit, si notulen akan memberikan aba-aba dan kemudian
pemimpin meeting akan mengarahkan
anggota meeting untuk menyimpulkan tindakan apa yang disepakati, resiko apa
yang siap ditanggung, siapa yang bertanggung jawab, apa support yang diberikan oleh manajemen, kapan mulai action-nya, dan
sebagainya.
Lalu, bagaimana bila sampai akhir
waktu meeting, kesimpulan belum dapat
diambil?
Pemimpin meeting bisa memberikan jadwal
untuk meeting lanjutan di hari dan
waktu yang lain dengan catatan:
- Hari dan jadwal meeting lanjutannya telah disepakati di
saat itu juga dan semua pihak paham data atau informasi apa yang harus
disiapkan lebih lanjut, sehingga membuat meeting
berikutnya dapat ditutup dengan kesimpulan Action yang jelas.
Nah, sudah siapkah anda memiliki
budaya meeting yang produktif di
perusahaan anda? Sukses untuk Anda!
Salam The NEXT Level!
* Coach Humphrey Rusli:
- Coach
of the Year 2014 (BEF Award Indonesia 2014);
- Sales Coach of the
Year 2012 se-Asia dan Australia;
- Associate Coach of
the Year 2013 tingkat Internasional (44 negara).
0 komentar:
Posting Komentar