Jangan
pernah mengubah sistem tanpa melakukan pencatatan atau dokumentasi sistem
sebelumnya. Itulah inti dari edukasi bisnis yang diadakan oleh Harian SURYA bekerjasama
dengan BARACoaching (ActionCOACH East Java-Bali), Rabu (26/02) lalu. Acara yang
bertempat di kantor pusat Harian SURYA ini bertajuk “Designing Your Business To The Next Level”.
“Pada
intinya, sistem itu adalah aturan main. Ada beberapa kendala atau tantangan
ketika sistem baru dibuat. Salah satu tantangan terbesarnya adalah adanya resistensi terhadap perubahan sistem,” kata
Humphrey Rusli selaku COO (Chief
Operating Officer) BARACoaching sekaligus pembicara dalam acara ini.
Mengatasi
hal tersebut, ada beberapa hal yang mesti diperhatikan ketika membuat satu
perubahan atau sistem baru. Dasar pertama yaitu mengetahui cara kerja kita
seperti apa. Selain mengetahui, manajemen juga harus mengakui kerja timnya.
Setelah itu membandingkan (compare)
cara kerja sekarang dengan tercapainya tujuan. Terakhir, melakukan koreksi
berupa penambahan dan pengurangan, sehingga cara kerja menjadi lebih efektif
dan efisien.
Lalu
bagaimana langkah-langkah untuk menentukan cara kerja? Pria yang akrab
dipanggil coach Humphrey ini menyebut, diantaranya dengan menggambar organogram
(diagram organisasi), membuat tahapan atau arus kerja (flowchart), mengikutsertakan seluruh tim, dan mengetahui aktivitas
atau kerja tim.
“Kita
bisa meminta tim membuat laporan kerja harian atau semacam daily report, untuk mengetahui secara real apa yang mereka lakukan. Komunikasi secara terbuka untuk mengetahui
kondisi emosional tim. Di ActionCOACH, cara untuk mengetahui hal tersebut
dikenal dengan metode ‘Your Team 40 Points’,” papar coach Humphrey.
Your Team 40 Points
masing-masing berisi tentang 10 pekerjaan yang membuang waktu mereka, 10 hal
yang paling membuat mereka stres, 10 hal yang membuat mereka merasa produktif,
dan 10 hal yang membuat mereka senang atau gembira (happy).
Di
acara yang dihadiri oleh tim manajemen SURYA ini, coach Humphrey menekankan
perlunya membuat default terhadap
sistem yang dibuat. Caranya dengan mencatat atau mendokumentasikan sistem
sebelum-sebelumnya. Hal ini bertujuan agar perusahaan punya back up plan, ketika terjadi problem
dengan sistem baru, sehingga bisa menggunakan atau kembali ke sistem yang lama
dengan tepat.
Adi
Sasono, Manager Produksi harian SURYA menanyakan kapan default dilakukan. Pada saat krisis atau ketika perusahaan masih
dalam kondisi baik-baik saja sekalipun.
“Default wajib dilakukan ketika perusahaan
menginstal sistem baru. Atau paling tidak minimal 1 sampai 2 tahun sekali. Jadi
perusahaan semestinya mengecek secara rutin,” jawab coach Humphrey.
Selain
teknik mengubah sebuah sistem tanpa beresiko mengacaukan kondisi pada saat itu,
forum ini juga membahas tentang kontrak posisi (positional contact) dan bagaimana mengaplikasikan pada perusahaan
sehingga tim bisa bekerja optimal, dan pemahaman KPI (Key Performance Index) yang benar, untuk hasil lebih terprediksi.
“Saya
merasa tim SURYA memiliki kreativitas tinggi dan punya potensi untuk menjadi
calon leader yang baik. Meskipun di
awal forum sepertinya enggan, namun saya sangat apresiatif, karena pada
akhirnya mereka kooperatif, mau belajar dan diskusi,” jelas coach Humphrey di
akhir acara.
Sepakat
dengan itu, Puput Rodiar Sari dari tim harian SURYA berkata bahwa dirinya dan
tim merasa edukasi ini bermanfaat dan menambah pengetahuan, khususnya terkait dengan
sistem perusahaan. Meskipun waktunya pendek, namun materi dan cara penyampaian
yang diberikan bagus. Dia berharap dari diskusi dan sharing yang dilakukan, tim SURYA bisa menerapkan, sehingga akan membawa
hal positif bagi perusahaan.
0 komentar:
Posting Komentar