Dalam
sebuah diskusi dengan beberapa pebisnis, saya menemui sebuah fakta, yaitu bahwa
ternyata sebagian dari mereka sudah punya SOP. Bahkan SOP-nya itu sudah terdokumentasi
dengan baik.
Satu-dua
pebisnis memang tampak mengerti betul tentang apa itu SOP, apa manfaatnya dan
bagaimana menjaga agar SOP tersebut tetap up-to-date
(sesuai dengan kebutuhan).
Tapi
ada juga yang hanya punya dokumen SOP dan tak tahu bagaimana
meng-implementasi-kannya secara benar dan konsisten. Entah bagaimana prosesnya,
kok mereka (tahu-tahu) sudah punya SOP.
Tapi,
semua orang yang hadir saat itu sepakat bahwa SOP memang dibutuhkan setiap
perusahaan. Dengan adanya SOP, maka kekhawatiran akan konsistensi proses dan standar
kwalitas lebih bisa teratasi.
Berikut
ini cerita dari sebuah perusahaan yang sedang menyusun SOP. Kebetulan yang
sedang coba disusun SOP-nya adalah urutan pekerjaan seorang koki. Koki ini
sudah punya sebuah kebiasaan atau urutan tindakannya sudah terbentuk. Tentunya
secara alami, setelah puluhan tahun bekerja sebagai koki.
Masalahnya,
sang koki tidak lagi bisa menceritakan secara runtut dan detil, apa saja yang
dia lakukan untuk menghasilkan sebuah masakan yang enak. Semua yang dilakukan
sudah otomatis, dilakukan tanpa sadar.
Saya
menyarankan pengamatan dari jarak dekat. Tentunya tersedia kamera video yang
selalu merekam. Setiap gerak-gerik harus direkam.
Selain
itu, harus diusahakan menimbang semua bahan dan bumbu yang (biasanya) hanya
dijumput dengan jari atau sendok. Kita perlu tahu, berapa gram yang dibutuhkan
untuk menciptakan rasa yang enak.
Ini
menjadi dokumentasi SOP tahap awal. Dari sini, kita bisa menguraikan menjadi
langkah-langkah yang lebih rinci. Tujuannya adalah agar mudah diduplikasi.
Bila
SOP ini akhirnya bisa dilaksanakan oleh siapa saja, dan memberikan hasil yang
seragam/sama, maka tujuan pembuatan SOP sudah berhasil.
Tapi,
muncul lagi kesulitan baru. Yaitu sang koki ternyata tidak mengijinkan orang
lain menggantikan dia. Bahkan diberi pembantu pun nggak mau. Nah, ini bukan
masalah SOP.
Kembali
ke topik awal, ternyata menyusun SOP memang tidak mudah dan prosesnya tidak
seketika. Tapi, sekali kita punya SOP, maka mutu pun bisa lebih terjaga.
Salam The NEXT Level!
* Coach Suwito Sumargo:
- Memiliki
pengalaman membangun Bisnis Keluarga dan franchise
otomotif yang sukses selama lebih dari 30 tahun.
- The Winner Supportive Coach of The
Year 2014.
- The Winner System Award 2014.
- Telah
banyak membantu kliennya mendesain bisnis yang lebih efektif, lean dan lincah serta lebih menguntungkan
dengan mengurangi bahkan meniadakan kebocoran-kebocoran dalam bisnisnya.
