PEOPLE OR SYSTEM - ( Intisari Forum Discussion Group (FDG) II – 14 Nov ’14 )

Mana yang lebih dulu, ayam atau telur?

Bagi pebisnis, menjawab hal ini seperti menjawab pertanyaan: mana yang lebih penting, membentuk sistem dulu baru merekrut SDM? atau sebaliknya?

Dalam sebuah riset yang diadakan oleh tim Research and Development kami, sebanyak 79% pebisnis memilih sistem lebih dulu. Dengan adanya sistem, semua akan teratur atau terencana, sehingga orang-orang yang ada akan bekerja sesuai dengan sistem yang sudah dibuat. Sedangkan sisanya, sebanyak 21% lebih memilih merekrut SDM dulu, dengan alasan jika orang-orangnya tidak ‘mumpuni’, maka sistem yang lahir nantinya juga akan buruk atau tidak berkualitas.

Sebenarnya apa itu sistem? Apa pentingnya sistem dalam bisnis kita? Dari forum diskusi yang kami adakan beberapa waktu lalu (Jum’at, 14 Nov ’14), sebagian besar pemilik usaha berpendapat, intinya sistem merupakan sesuatu yang terencana, di dalamnya terdapat orang-orang yang keseluruhannya mengacu pada visi-misi perusahaan.

Sistem bisa saja lahir pada saat kita pertama kali membangun usaha atau pada saat usaha mulai besar dimana proses pekerjaan kita sudah dapat didelegasikan ke bawahan. Sederhananya, sistem itu berangkat dari aturan main. Sebuah aturan main bisa kemudian disebut sistem jika ‘dia’ terbukti bagus, dalam artian bisa menghasilkan profit yang berkelanjutan.

Lebih jauh bicara tentang sistem, kita juga harus memiliki sistem default sebagai acuan. Jika sistem baru yang kita buat tidak sesuai dengan lapangan kita bisa kembali ke sistem default. Sistem default adalah sistem yang berlaku di lapangan, tidak didesain sebelumnya dan berjalan apa adanya.

Ada kasus menarik yang diberikan coach Humphrey Rusli (moderator FDG II) dalam forum ini. Contohnya fakta yang dialami oleh salah satu pengusaha kuliner, waktu usahanya berdiri di daerah kumuh, rumah makannya ramai dikunjungi pelanggan. Namun, ketika pindah ke tempat yang lebih besar dan bersih, pengunjung malah banyak yang ‘lari’ dan menurun drastis. Beberapa perusahaan seperti ini, sistemnya amburadul tetapi sukses, dan setelah sistemnya dirapikan justru mengalami kerugian. Kok aneh, ya? Menurut anda, kira-kira apakah ada yang salah dengan perubahan sistemnya dan bagaimana solusinya?

JANGAN JADI AKTOR UTAMA SAJA

Selama ini, sebagian besar pengusaha atau pemilik bisnis hanya menempatkan dirinya sebagai aktor utama. Apa yang saya rasakan, apa saja yang harus saya lakukan, menurut saya gimana. Mereka terlalu berkutat untuk perbaikan diri sendiri, tanpa menyadari bahwa melihat dari sisi konsumen (market) adalah hal yang tak kalah pentingnya.

Market itu tidak mengenal teori, diperlukan analisa dan penggalian informasi yang akurat jika kita ingin membuat sistem, terutama dalam menggali jenis dan kemauan konsumen kita. Selama ini konsumen membeli produk kita karena apa?

Secara garis besar, ada 3 faktor yang menyebabkan konsumen memakai produk atau jasa kita:

1.     Fungsionalitas. Poin ini seperti pelayanannya cepat, murah, komplit, dan tempatnya dekat/ mudah ditemukan dimana-mana.

2.     Emosional. Kesan apa yang ingin didapatkan ketika memakai sebuah produk atau jasa. Seperti kesan mewah, gengsi, pintar, dan masih banyak lagi.

3.     Familiaritas. Seperti kebiasaan yang sering dilakukan dan konsumen merasa nyaman dengan kebiasaan itu.

Pada kasus pengusaha kuliner (rumah makan) di atas, pelanggan ‘setia’ mungkin lebih memilih datang ke depot kumuhnya, karena sudah terbiasa dan nyaman disitu (faktor familiaritas). Bisa juga karena tempatnya yang mudah dijangkau (faktor fungsionalitas). Sebab itu, tidak mengherankan jika kemudian rumah makannya menjadi sepi ketika dia pindah tempat.

Alangkah baiknya, jika pengusaha itu ingin melebarkan ‘sayap’ bisnisnya, bisa dengan membuka cabang baru, tempat baru, jenis atau segmen konsumen baru, dan dengan pendekatan yang baru juga. Entah itu melalui pendekatan fungsionalitas, emosionalnya, maupun familiaritas. Itu jika kita bicara tentang konsumen bisnis sendiri, bagaimana dengan konsumen dari kompetitor? dalam dunia usaha, tentunya bukan hal baru jika setiap pengusaha saling berebut konsumen atau pasar.

Ada beberapa cara merebut konsumen yang sudah loyal dengan produk tertentu, diantaranya:

1.     Mengeluarkan produk yang berbeda/ unik. Bersifat lain daripada kompetitornya.

2.     Mengeluarkan produk yang sejenis dan menyamakan familiaritasnya dengan kompetitor. Misal mie merk XYZ, yang mengeluarkan jenis produk sama dengan kompetitornya seperti mie kuah rasa soto koya dan masih banyak lagi.

Sebenarnya sulit untuk merebut konsumen yang membeli suatu produk/ jasa karena familiaritasnya, untuk itu alangkah baiknya jika kita menciptakan konsumen dengan segmen sendiri. 

Kembali ke pertanyaan utama: mana yang lebih penting, membentuk sistem dulu baru merekrut SDM? atau sebaliknya? dari FDG II ini disimpulkan, sebaiknya sistem ditentukan atau dirancang terlebih dahulu oleh pemilik perusahaan, karena pemilik perusahaan paling berperan besar dan yang lebih banyak menanggung resiko jika sistem yang dijalankan ‘amburadul’.

Read More

BRAND = MAHAL? - By: Coach Ruaniwati

Mungkin ungkapan itu disetujui oleh para pengusaha yang sedang berjuang memperkuat brand-nya di level menengah kecil atau bagi mereka yang baru mulai usaha. Benarkah demikian?

Dengan tumbuhnya media-media baru, apps, dan tools lainnya yang menggunakan internet, anggapan bahwa menciptakan brand yang kuat adalah usaha yang mahal semakin tidak terbukti.

GRATIS, mungkinkah? Berbeda dengan yang dipikirkan orang, meski kebanyakan layanan media online biasanya gratis, namun kita jarang menghitung besar biaya untuk tenaga, waktu dan pikiran kita jika melakukan aktifitas online itu benar-benar dihitung.

Karena secanggih apapun medianya ujung-ujungnya didasari oleh kreatifitas dan konsistensi.

Ada 3 cara sederhana untuk meningkatkan "brand" Anda:

1. Jadilah story teller

Temukan sebenarnya siapa prospek terkuat produk / jasa Anda, dimana mereka berada, bagaimana mereka berkomunikasi dan berinteraksi. Dari sinilah kita menentukan media apa yang digunakan dan bagaimana menyampaikan kisah istimewa Anda.

Jika kisah yang Anda sampaikan tepat sasaran, menarik, mungkin juga provokatif, maka calon pelanggan / pelanggan akan dengan rela menyampaikan kembali kisah Anda kepada orang lain.

Galilah apakah ada nilai, proses, kelebihan, solusi tertentu dalam produk Anda. Jika hal-hal ini disampaikan dengan cerita yang didesain dengan tepat, maka "brand" Anda terangkat dengan sendirinya

Salah satu contoh misalnya sebuah produk makanan ringan menggunakan resep yang organik dan sehat, menggunakan pewarna makanan alami, melakukan proses pembuatan yang diawasi kebersihannya sehingga produk yang dihasilkan sangat baik mutunya. Namun proses pembuatan ini tidak pernah diceritakan kepada pelanggan, sehingga pelanggan tidak jelas mengetahui apa perbedaan dengan produk lain sejenis.

Dengan tidak menceritakan hal ini sebenarnya kita sedang mengabaikan potensi-potensi yang kita miliki untuk memperkuat brand kita sendiri. Sayang sekali bukan?

2. Setialah pada proses

Proses artinya apa & bagaimana langkah-langkah yang perlu dikerjakan di internal perusahaan untuk memastikan produk / jasa Anda sama kualitasnya dari waktu ke waktu.

Proses artinya selalu ada kemungkinan untuk perbaikan terus menerus.

Proses selalu memerlukan waktu, tidak dapat di by pass. Lakukan dengan disiplin sampai proses ini dapat diulang-ulang secara otomatis oleh seluruh bagian di dalam perusahaan.

Artinya, jika prosesnya benar maka hasilnya dipastikan juga benar, jika dilakukan terus menerus, maka brand Anda akan dipersepsikan juga dengan benar.

3. Ukurlah

Jika kita melakukan aktifitas promosi dan marketing, yang adalah salah satu cara membangun brand, ukurlah apakah aktifitas tersebut efektif hasilnya. Dengan mengukur artinya Anda meng-konversi-kan yang tidak terhitung menjadi ANGKA. Mengapa demikian? Dengan angka kita mendapatkan trend. Jika kita mengetahui mengapa angka tertentu muncul, maka kita dengan mudah dapat mengulangi aktifitas yang sama supaya menghasilkan hasil yang sama atau sebaliknya, mengubah atau meniadakan aktifitas tertentu yang tidak efektif. Semakin baik angka yang Anda capai, maka semakin besar kemungkinan brand Anda dikenal.

Ceritakan keberhasilan Anda kepada kami di ruaniwati@baracoaching.com. Have fun!

Salam The Next Level!

Read More

BINCANG BISNIS - SETIAP PEBISNIS PUNYA ‘KAKAP’ BERBEDA

Mendapat pelanggan ‘kakap’ sekaligus loyal merupakan mimpi bagi setiap pebisnis. Namun, tidak semua punya strategi tepat untuk mendapatkannya. Dalam bincang bisnis yang diadakan pada Sabtu (15/11/14) ini, ActionCOACH BARACoaching Surabaya mengungkap step by step menjaring pelanggan ‘kakap’ dengan mudah.

Acara ini, menurut Humphrey Rusli selaku pembicara, hadir karena sebagian besar pebisnis hanya menganggap, bahwa mendapatkan pelanggan ‘kakap’ hanya mitos  belaka.

“Mereka tidak paham ada kesempatan untuk menjaring. Selain itu, caranya juga mereka tidak tahu,” tutur coach Humphrey, yang juga sebagai COO BARACoaching.

Ada beberapa pokok materi yang disampaikan dalam acara ini. Diantaranya beberapa kasta atau klasifikasi konsumen, dan cara untuk menjaring pelanggan kakap.

“Kenapa ada klasifikasi konsumen? Karena tidak semua konsumen ternyata menguntungkan dan bisa dikatakan kakap. Salah satu kriteria konsumen atau pelanggan kakap adalah mereka yang loyal terhadap usaha kita. Loyal dalam artian bukan hanya setia memakai produk atau jasa Anda. Namun juga mereferensikan usaha Anda kepada yang lain,” papar coach Humphrey.

Meskipun begitu, lanjut coach Humphrey, tidak semua perusahaan siap untuk menjaring pelanggan kakap. Hal pertama yang mesti Anda lakukan adalah mengelompokkan konsumen Anda sesuai dengan spesifikasi atau jenisnya. Setelah itu baru memutuskan, konsumen atau pelanggan mana yang Anda anggap sebagai pelanggan ‘kakap’ Anda.

Dalam acara khusus pemilik ini, pelatih bisnis Internasional ini berharap, para peserta memahami, bahwa menjaring pelanggan kakap itu adalah sebuah tindakan aktif, terstruktur dan didesain dengan jelas.

“Saya harap, mereka juga paham apa definisi pelanggan kakap itu, sekaligus mendapat clearity, siapa pelanggan kakap di usaha mereka. Setiap perusahaan punya pelanggan kakap yang berbeda-beda. Kakap di usaha satu, belum tentu sama dengan kakap di usaha lainnya,” tegas Business Coach of The Year Indonesia 2014 ini.

Read More

TERNYATA DISKON BISA MENJEBAK PEBISNIS

Dalam persaingan bisnis, banyak hal dilakukan pengusaha untuk menarik konsumen. Salah satunya dengan memberikan diskon ‘gede-gedean’ ataupun harga miring dibandingkan pesaingnya. Hati-hati, karena hal ini malah menjebak Anda dalam price war (perang harga) dan merugikan bisnis Anda. Bagaimana mengatasinya?

Menjawab hal ini, BARACoaching Surabaya (ActionCOACH East Java-Bali) mengadakan forum bertajuk “Winning the Price War”. Bertempat di Ballroom BARACoaching, PTC Surabaya, acara ini diadakan dua kali, Jum’at (31/10) dan Sabtu (01/11).

Di awal acara, salah satu peserta berpendapat, alasan pengusaha memberi diskon atau harga miring adalah karena permintaan pasar atau konsumen.

“Sebenarnya permintaan pasar itu kita (pengusaha) sendiri yang bikin. Awalnya kita berniat membuka pasar lewat diskon dan harga murah pada konsumen. Lama-kelamaan hal ini jadi habit atau kebiasaan. Siapa yang salah jika kemudian konsumen terus minta harga murah?” papar coach Humphrey Rusli, selaku pembicara dalam forum hari ini.

Ada  6 langkah yang bisa dilakukan pengusaha untuk menghindari jebakan perang harga. Pelatih bisnis Internasional ini menyebut, yang pertama  adalah mastery. Mastery merupakan pondasi bagi pengusaha untuk melakukan pembenahan dalam bisnisnya. Meliputi disiplin waktu, manajemen keuangan, serta konsistensi.

Poin kedua membahas tentang keunikan produk/ jasa (niche). Poin ini berbicara tentang apa yang menjadi pembeda antara Anda dengan pebisnis lain, sehingga lebih ‘dilirik’ atau didatangi konsumen. Bisa dengan menjadi pelopor dalam menciptakan produk baru (inovasi), menjadi yang terbaik (the best), dan menciptakan produk atau jasa yang sifatnya beda dari kompetitor Anda.

 Empat langkah selain di atas yaitu daya ungkit (leverage), pembentukan tim (team), synergy, dan freedom.

Di akhir acara, Coach Humphrey berharap, setelah mengikuti acara ini peserta mengerti bagaimana ‘rumus’ menemukan atau membentuk konsumen loyal.

“Saya berharap mereka paham bagaimana membentuk customer yang loyal sekaligus memenuhi kebutuhan customer secara konsisten. Memenangkan hati customer bisa menjadikan Anda tidak perlu lagi terjebak dalam perang harga,” tutur Coach of The Year 2014 (BEF Award Indonesia) ini.

Read More

Basic Service, Cukupkah? - By: Coach Suwito

Kali ini saya ingin berbagi tentang pengalaman saya. Pagi tadi, saya sarapan di sebuah hotel bintang 3. Ketika keluar dari lift, seorang petugas menyapa dengan santun: "Selamat pagi Pak Suwito. Apakah Bapak mau sarapan?" (...wah, dia kok tahu nama saya?).

Saya pun menjawab: "Ya". Dia melanjutkan: "Mari saya antar. Bapak tidak merokok, bukan? Mau duduk dekat jendela atau di tempat yang lebih sejuk?" (...lho, dia kok tahu bahwa saya ndak merokok?). Dan sambil berjalan menuju tempat sarapan, dia juga menawarkan: "Saya ambilkan koran ya Pak? Mau baca koran apa Pak?"

Layanan seperti ini biasanya hanya saya dapat di hotel langganan, jadi mereka tahu kebiasaan dan kegemaran saya. Dan layanan seperti ini juga hanya tersedia di hotel bintang empat (ke atas).

Tapi, pagi ini saya menerima layanan 'istimewa', diluar ekspektasi. Saya pikir, semua hotel bintang 3 (ke bawah) layanannya biasa-biasa saja. Tapi, hotel yang saya kunjungi kali ini, sungguh luar biasa. Meski hanya bintang 3, tapi layanannya sudah setara bintang 4 (ke atas).

Pernahkah Anda memikirkan, seberapa baik layanan yang disajikan perusahaan Anda?

Kalau selama ini kita baru berjuang agar layanan kita tidak lebih buruk dari yang semestinya. Sehingga kita tidak sempat lagi menaikkan standar layanan perusahaan kita. Padahal, kita tetap wajib menjaga agar di setiap bagian yang berhubungan dengan pelanggan (client), harus tetap memenuhi harapan para pelanggan.

Layanan yang biasa-biasa saja, mungkin tak lagi memenuhi harapan. Para pelanggan butuh sesuatu yang lebih istimewa. Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk memenuhi atau menaikkan standar layanan:

1.       Melakukan Survey Terhadap Konsumen/ Pelanggan.

Survey bisa juga disebut sebagai bentuk komunikasi Anda dengan konsumen. Dengan melakukan survey, Anda bisa melakukan evaluasi, apa yang masih menjadi kekurangan Anda, serta apa yang diharapkan dan dibutuhkan konsumen dari Anda. Bukan tidak mungkin, dengan survey, Anda bisa selangkah lebih maju dari kompetitor dalam ‘menggaet hati’ konsumen.

Selain itu, Anda juga bisa mengetahui tingkat kepuasan mereka terhadap produk atau jasa yang Anda berikan. 

2.    Melihat Kompetisi Perusahaan

Untuk menaikkan standar layanan, Anda bisa mengikuti perkembangan layanan kompetitor. Seperti apa standar layanan mereka. Melakukan survey (poin 1) bisa membantu Anda, mendeteksi sejauh mana  kekuatan kompetitor Anda.

3.    Selalu Update Standar Layanan Konsumen

Standar layanan konsumen merupakan selera umum yang diinginkan oleh sebagian besar masyarakat. Kita bisa update standar layanan apa yang diinginkan konsumen, dengan mengikuti perkembangan informasi dari lembaga (profesi) yang mengumumkan standar layanan konsumen. Misalnya, Yayasan Lembaga Konsumen Indonesia (YLKI), Ikatan Dokter Indonesia (IDI), Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), dsb.

4.    Statement Visi-Misi-Budaya Perusahaan.

Buatlah visi, misi, serta budaya perusahaan yang bersifat seimbang. Bukan hanya mencerminkan kepentingan perusahaan saja, namun juga untuk kepentingan konsumen, bahkan masyarakat umum.

Setelah membaca artikel di atas, pertanyaannya: Apa standar layanan Anda selanjutnya? Apakah ada peningkatan standar?

Salam The NEXT Level!

Read More

EMPAT TIPE ENTREPRENEUR - By: Coach Humphrey

Dari pengalaman dunia business coaching yang saya geluti selama ini dan juga diskusi dengan beberapa coaches, kami menemui adanya pemilik-pemilik bisnis yang memiliki kesamaan cara pandang dan pola pikir dalam menjalankan bisnis mereka.

Lewat artikel bisnis singkat ini, saya coba ceritakan dan kelompokkan cara pandang tersebut menjadi 4 tipe entreprenuer. Keempat tipe ini tidak bersifat eksklusif, namun mewakili sebagian besar pola pikir para pemain bisnis yang selama ini telah kami dampingi.

Setiap tipe memiliki kelebihan dan juga kelemahan yang bersifat inherent (bawaan natural dari setiap tipe). Saya berharap, dengan artikel ini para pembaca bisa memahami kecenderungan setiap tipe. Selain itu, menemukan cara untuk memperkuat kelebihan dan membuat kelemahan di setiap tipenya tidak relevan dalam bisnis.

Tipe 1: The Maker

Tipe ini adalah tipe pedagang alamiah. Seorang bertipe maker sangat mudah untuk menemukan peluang di berbagai bisnis dan mampu fokus ke banyak hal sekaligus. Kelebihan ini membuat si maker mudah mendapatkan untung di bisnis, karena mampu menemukan ceruk pasar dengan cepat dan tepat. Daya cium yang tinggi terhadap uang/profit membuat tipe maker memiliki wawasan yang sangat luas, network yang berkualitas dan intuisi bisnis yang tinggi.

Kelemahan tipe maker adalah jarang mau fokus di bisnis yang sama dan mudah untuk beralih ke bisnis lainnya, bila keuntungan dari bisnis yang lama tidak lagi menggairahkan.

Tipe 2: The Breeder

Hampir sama dengan sifat maker di atas, namun tipe breeder lebih suka membuka bisnis baru yang bersifat pioneer (belum ada atau belum banyak dilirik orang lain). Dan pada saat yang sama memiliki kesenangan untuk melebarkan sayap seluas-luasnya.

Indikasi umum tipe ini adalah adanya ambisi permanen dalam membuka cabang. Bahkan ketika bisnis itu belum siap tinggal landas alias masih kecil, si breeder sudah berencana untuk membuka cabang atau dengan mudah menerima tawaran pembelian franchise dari para peminatnya.

Tipe ini suka “mengoleksi" bisnis dan bangga bila bisa punya bisnis banyak (konglomerasi). Bila tipe breeder memiliki etos kerja keras dan berani hidup hemat, maka kemungkinan besar tipe ini adalah calon konglomerat masa depan. Namun jeleknya bila tidak dilengkapi dengan kecerdasan financial yang memadai, tipe breeder dengan sangat cepat bisa pailit dililit hutang besar.

Tipe 3: The Keeper

Tipe ini adalah jenis entrepreneur yang sangat perhatian dengan “daya tahan” perusahaan. Ibarat di permainan bola sepak, tipe keeper adalah pengusaha yang sangat pandai bertahan dan membangun sistem pertahanan yang super kokoh. Setiap sistem yang dibangun selalu diupdate berkala untuk mengantisipasi "kebocoran-kebocoran" di perusahaannya.

Si keeper biasanya sangat cermat dan tidak mudah tergoda oleh hal-hal yang bersifat spektakuler. Mottonya adalah yang penting selamat dan bisa bertahan lama. Bila diberi pilihan, mana yang akan lebih menggembirakan si keeper: "Dapat uang extra satu juta ATAU berhasil mencegah hilangnya satu juta?" Dengan cepat si keeper akan memilih yang terakhir.

Kemampuan bertahan ini akan sangat diperlukan ketika kondisi ekonomi/bisnis makro dilanda resesi. Perusahaan si keeper akan keluar sebagai pemenang dan mampu bertahan, sedangkan kompetitornya sudah kolaps duluan. Kekurangannya, entrepreneur tipe keeper akan lambat kemajuannya dan tidak gesit merebut pasar yang ada dan cenderung sulit mendapatkan salesman yang agresif karena ketidakcocokkan sifat dengan si keeper.

Tipe 4: Builder

Tipe ini punya kecenderungan untuk melihat bisnis sebagai sebuah entitas aset yang suatu saat bisa mandiri dan bisa menghidupi diri sendiri, bahkan bisa memiliki anak-anak perusahaan. Entrepreneur jenis builder ini sangat peduli, dengan membuat segala sistem dan alur kerja menjadi mudah dipahami siapa saja. Tidak ada atau sedikitpun yang dirahasiakan. Anak buahnya dididik untuk paham aturan dengan jelas, termasuk alasan kenapa aturan itu dibuat.

Simplicity atau kesederhanaan menjadi kunci utama bagi si builder. Semua hal yang sulit dan rumit harus bisa disederhanakan, sehingga ibaratnya anak SMP pun bisa melakukan bila dididik dengan baik. Kekuatan sifat ini membuat dia tidak perlu banyak merekrut orang yang pandai secara akademis. Semuanya dibuat mudah dan dipecah kecil-kecil, sehingga merekrut anak lulusan SMA pun sudah cukup. Ini membuat konsistensi pelayanannya tidak tergantung kemampuan individu, dan konsumen bisa dilayani dengan standar yang sama.

Resiko dengan sifat entrepreneur builder adalah, karena sedikit yang dirahasiakan, dan karena semuanya dibuat "mudah", bisnis si builder rentan di "copy" oleh kompetitor (yang biasanya mantan anak buah si builder tersebut)

Keempat tipe di atas biasanya akan hadir secara komplementer (saling melengkapi), namun selalu ada salah satu atau salah dua yang lebih dominan dan menonjol pada seorang pebisnis.
Nah, tipe entrepreneur manakah yang lebih dominan pada Anda?

Read More

HOW TO CHANGE BAD PEOPLE - By: Coach Ruaniwati

Mengapa kami sering membahas tentang people?  Karena seorang pemilik bisnis, tidak saja perlu menguasai keahlian bisnis, tapi aspek penting lain seperti people master, yaitu ketrampilan berhubungan dengan orang lain. Semakin kita mengerti kecenderungan / kebiasaan orang-orang dalam tim, semakin baik kita dapat berkomunikasi dengan mereka.

Yang menarik, setelah diteliti ternyata dalam melakukan kegiatan usaha ada 40% waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak penting, 30% dihabiskan untuk pekerjaan ulang atau perbaikan dan yang paling mengejutkan 90% masalah disebabkan oleh orang-orang yang tidak efisien atau tidak efektif. Mencengangkan bukan angka ini?

Dalam kegiatan usaha, barangkali kita pernah berhadapan dengan seorang yang memberi pengaruh buruk kepada tim, dan biasanya pengaruh ini menular ke orang lain. Jika kita tahu ada seseorang seperti itu dalam tim, kita perlu berhati-hati menghadapinya. Bagaimana kita mengatasi orang-orang ini? Mari kita kupas satu persatu.

Siapa ya sebenarnya yang disebut BAD PEOPLE ini? Apakah orang-orang yang jahat (BAD PEOPLE), misalnya tukang mencuri, tukang bohong dan lain-lain? Ataukah orang-orang dengan kebiasaan buruk (BAD HABITS) atau orang yang tidak punya keahlian (BAD SKILLS)?

Pastikan kita tidak merekrut BAD PEOPLE, ini tentu bukan lagi pilihan. Bagaimana dengan BAD SKILLS? Orang dengan BAD SKILLS dapat diatasi dengan mengidentifikasi kebutuhan skill-nya dan memberikan program pelatihan apa yang tepat. Jika dapat menggambarkan proses produksi atau proses sales dengan terperinci misalnya, kita bisa mengenali skill apa yang diperlukan oleh tim kita supaya dapat berhasil melakukan pekerjaan-pekerjaan yang telah dirancang atau ditargetkan.

Solusi untuk orang-orang dengan BAD SKILLS tentu saja lebih mudah dibanding dengan orang-orang dengan BAD HABITS, berikut kategori orang-orang dengan kecenderungan BAD HABITS.

1.                                     Bulletproof

Tipe ini adalah orang yang sangat percaya diri, hampir tidak pernah merasa salah. Semua yang dilakukannya dianggap benar. Biasanya tipe orang seperti ini pandai, mampu mengerjakan tugas yang diberikan kepadanya. Bagaimana menghadapi orang tipe ini?

Buatlah seakan-akan ide atau keputusan itu dari mereka dengan cara menanyakan pertanyaan-pertanyaan pengarah. Alokasikan perhatian kepada mereka, mendengarkan mereka lebih banyak sehingga akhirnya mereka bersedia mendengarkan kita.

2.       Ostrich
Kebalikan dari bulletproof, orang tipe Ostrich sangat tidak percaya diri. Ostrich adalah burung Onta yang punya kaki panjang dan kuat, mampu berlari dengan kencang dan sebenarnya sanggup menghadapi musuh naturalnya yaitu Coyote.

Masalah orang tipe ini adalah sangat tidak percaya diri, walaupun kita menilai mereka  mampu melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

Bagaimana menghadapi si ostrich yang suka sembunyi ini? Lebih sensitiflah pada waktu berkomunikasi dengan mereka. Mengerti perasaan mereka dan jika memberikan tantangan, pastikan mereka sudah percaya kepada kita. Sering-sering berikan motivasi dan afirmasi positif, sehingga mereka dapat lebih percaya diri.

3.       Marshmallows
Seperti marshmallow yang empuk, menarik dan warna warni, orang tipe  ini adalah seorang yang pengayom, sifatnya momong dan memberi dorongan. Namun, jika dibawa ke dosis yang berlebihan, orang tipe ini cenderung menutupi kesalahan orang lain dalam tim sehingga tidak timbul kedisiplinan.

Jika ada orang marshmallow dalam tim kita, kita perlu tahu dimana tempat yang paling tepat untuk mereka. Apa yang bisa kita lakukan untuk orang bertipe ini?
Mencari tahu apa latar belakang seseorang bersikap ‘ngemong’, mungkin karena latar belakang keluarga atau sebab-sebab lainnya.

Tempatkan mereka di tempat dimana bersikap marshmallow diperlukan. Mintalah mereka secara bertahap untuk lebih tegas, bukan langsung mengubah kebiasaan mereka.

4.       Critics
Orang tipe ini seringkali suka mencari-cari kesalahan orang lain, salah atau benar selalu dikritisi. Menjengkelkan? Tidak selalu, karena kita perlu juga orang tipe ini dalam tim untuk selalu memberikan masukan / kritikan demi kemajuan tim.  

Bagaimana menghadapi orang-orang  seperti ini? Setujui pendapat mereka dan tambahkan pendapat Anda sendiri, jangan menganggap kritik itu sebagai serangan pribadi, kemungkinan besar itu bukan tentang Anda. Beritahukan dengan jelas jika Anda merasa tersinggung dengan kritikan mereka, biasanya mereka dapat menghargai pendapat kita jika diungkapkan langsung.

5.       Iceberg
Kebalikan dengan marshmallow, orang bertipe ini sangat dingin, seakan-akan tidak mampu ber-empati akan kesulitan atau tantangan orang lain. Biasanya tidak terlalu banyak bicara. Bagaimana menghadapi orang-orang tipe ini? Jadilah proaktif dan upayakan menggali sisi hangat mereka. Sampaikan dengan terus terang dan tanyakan apa pendapat mereka. Bantu mereka mengerti jika berhubungan dengan orang lain perlu unsur emosi sehingga dapat meningkatkan produktifitas karena adanya hubungan yang baik dengan sesama.

6.       Flatliner
Orang bertipe flatliner juga sering disebut zombie. Seperti kita ketahui zombie adalah mayat hidup, biasanya tidak aktif, tidak terlihat bersemangat, tidak mempunyai visi atau kehendak dalam hidup mereka.

Bagaimana berkomunikasi dengan zombie ? Dengan membagi-bagi pekerjaan mereka menjadi potongan-potongan kecil, sehingga keberhasilan dapat lebih mudah dicapai, berikan pujian pada pencapaian mereka. Siapkan panduan untuk tingkat produktifitas mereka dan bersabar untuk melihat hasilnya.

7.       Bulldozer
Jika kita mengendarai bulldozer, jarak pandang kita terbatas, tidak terlihat apa yang di depan kita. Orang-orang tipe ini biasanya tidak pandang bulu, jika ada yang tidak beres, mereka akan langsung bicara tanpa mempedulikan orang lain. Sangat percaya diri, sehingga seringkali susah berbicara dengan mereka. Bagaimana menghadapi orang tipe ini?

Bertanyalah lebih sering tentang apa yang mereka pikirkan dan rasakan, sehingga mereka memahami bahwa kita menghargai pendapatnya dan berharap mereka bersikap sama. Terapkan aturan main jika berkomunikasi sehingga mereka lebih mampu memberi ruang pada orang lain.

8.       Turtle
Dari sebutannya kita tahu jika turtle (kura-kura) biasanya lebih suka bersembunyi dalam cangkangnya jika menghadapi bahaya. Orang bertipe ini adalah mereka yang tidak suka perubahan, selalu bersembunyi jika menghadapi tantangan.

Bagaimana mengajak seorang turtle untuk mengubah cara mereka berkomunikasi atau bekerja? Sebagai pemimpin kita perlu mengerti kebutuhan mereka untuk tetap berada dalam kondisi stabil/ jarang berubah-ubah. Berilah ruang untuk berpikir dan mencerna. Hindari memaksa mereka mengambil keputusan secara cepat. Jika perlu carilah waktu yang berbeda untuk topik yang sama sehingga mereka lebih nyaman untuk berubah atau menerima tantangan baru.

9.       Volcano
Seperti gambaran gunung berapi, orang-orang volcano biasanya agresif dan pemarah, gampang meledak dan menunjukkan emosi dengan jelas. Bagaimana kita berkomunikasi dengan orang volcano ini? Pada waktu berhubungan dengan orang volcano, kita perlu menghindari mengeluarkan pernyataan yang memojokkan mereka, dan berhati-hati menggunakan kata-kata provokatif yang mungkin menimbulkan kemarahan mereka. Peka akan respon mereka, baik di nada suara maupun bahasa tubuhnya.

10.   QuickDraw
Mirip dengan orang volcano, orang bertipe ini gampang bereaksi terhadap suatu kejadian atau perkataan orang lain. Bedanya dengan volcano, orang QuickDraw biasanya sulit  mengendalikan diri dan impulsif. Tindakannya tidak selalu tampak meledak-ledak, namun bisa berupa hal-hal yang lain, misalnya belanja atau makan berlebihan.

Sebagai pemimpin, bagaimana kita mengarahkan orang tipe QuickDraw ini ? Pada waktu mereka membagikan idenya, cobalah menahan diri untuk tidak langsung merespon. Jika mereka membuat keputusan yang bersifat impulsif, beritahukan dan konfirmasikan kepadanya, namun perlu berhati-hati mengemukakannya sehingga tidak dianggap sebagai tekanan supaya mereka berubah.

Sebagai pebisnis, dengan mengerti kecenderungan orang-orang dalam tim, kita dapat membuat kebiasaan-kebiasaan baru sehingga tercipta lingkungan yang positif bagi setiap orang, Jika kebiasaan ini terus menerus dengan konsisten dilakukan maka akan timbul budaya (culture) perusahaan yang positif dan kuat. Budaya GOOD PEOPLE hanya bisa diciptakan dari serangkaian kebiasaan yang GOOD pula. Anda siap melakukannya?

Salam The Next Level.

Ruaniwati (ruaniwati@baracoaching.com)

CALL US 031- 739 0666

Read More